Instandhaltungsstrategien

Vorbemerkung:

„Nicht jeder Toilettensitz muss direkt ersetzt werden.“ Im Bereich der Instandhaltungsmaßnahmen, vorzugsweise im Wohnungsbaubereich, sollte sich die Frage gestellt werden, wann und ob im Einzelfall Instandhaltungsmaßnahmen durchzuführen sind.

Ist eine Reparatur, anstelle des Austauschs, vielleicht trotz bevorstehendem Ablauf einen Lebenszyklus sinnvoll, wenn, auf den Toilettensitz bezogen, die Sanierung des Bads bei Auszug der MieterInnen oder ggf. mittelfristig eingeplant ist? Diese wirtschaftlichen Abwägungen kommen in der Praxis häufiger vor, als man zunächst annimmt.

Ist ggf. im Mietvertrag eine „Kleinreparaturklausel“ verankert, die die Instandhaltungskosten vollständig abdecken könnte. Vielleicht stellen die MieterInnen den Wunsch auf eine „Reparatur“ bis zur geplanten Badsanierung zurück.

Viele HausmeisterInnen sind theoretisch in der Lage einen vermutlich losen Toilettensitz zu befestigen. Können ggf. derartige Kleinreparaturen durch einen HausmeisterInnenService in erster Instanz überprüft werden? 

 

Durch unsere langjährigen Erfahrungen, im Bereich der Leitung/Führung technischer Abteilungen (Wohnungswirtschaft), können wir Sie bei der Erstellung und Überarbeitung Ihrer Instandhaltungsstrategien professionell unterstützen.

 

 

Wichtige Faktoren im Facility Management (FM):

 

Reparaturklausel im MV:

In vielen Mietverträgen werden Reparaturklauseln vereinbart, die im Wohnungsmarkt oft unter Kleinreparaturklauseln bekannt sind. Kleinreparaturen deshalb, da die Gesamtkosten der Instandhaltungsmaßnahme i. d. R auf EUR 60,00 (brutto), zuweilen auch EUR 80,00 (brutto), begrenzt sind. Übersteigen die Gesamtkosten jedoch diesen Betrag (Kappungsgrenze), werden sämtliche (100%) Kosten von den VermieterInnen selbst getragen. Es ist daher ratsam eine Strategie zu entwickeln, die es ermöglicht, eine Vielzahl von Instandhaltungsaufwendungen unterhalb der Kappungsgrenze und somit zu Lasten der MieterInnen, abzuhandeln. Der Einsatz eigener Personalressourcen (z. B. Hausmeister, Haustechniker, etc.), in Kombination mit objektbezogenen Sammelterminen (Reduzierung der An- und Abfahrtskosten, sowie Rüstzeiten) können endscheidende Faktoren dieser Strategie sein.

 

Pönalen im MV:

Sind in Mietverträgen Pönalen vereinbart, um z. B. die Funktionalität wichtiger Anlagenteile der Mietsache zu unterstreichen, sollten Maßnahmen ergriffen werden, die den Ausfall besagter Anlagenteile verhindern. Die Einführung zusätzlicher Inspektionen, der vorzeitige Austausch von betriebsrelevanten Anlagenkomponenten, können geeignete Mittel sein, um die Funktionalität von Anlagen störungsfrei zu gewährleisten. Ob der damit verbundene finanzielle Mehraufwand in Relation zu den erwartenden Vertragsstrafen steht, ist für jeden Einzelfall zu prüfen.

 

Kundenzufriedenheit:

Die Zufriedenheit der KundInnen bzw. der MieterInnen kann aus verschiedenen Gründen von erhöhtem Interesse der VermieterInnen sein. I.d.R. stehen die Ansprüche der MieterInnen im Verhältnis zwischen Mietzins und der Mietsache. Unter Umständen kann sich jedoch die Anschlussvermietung einer Mietsache als schwierig erweisen. Um so wichtiger ist es, den gegenwärtigen MieterInnen, zumindest vermieterseitig, keinen Grund zur Kündigung bzw. der Nichtinanspruchnahme einer Verlängerungsoption zu geben.

 

Bestandsaufnahme durch HausmeisterInnen (HM):

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Installationsfirmen, bevor sie die eigentlichen Instandhaltungsmaßnahmen durchführen können, zunächst am Schadenort eine kostenpflichtige Bestandsaufnahme durchführen müssen, um u. a. die erforderlichen Ersatzteile zu bestimmen. Dieser erste Arbeitseinsatz kann durchaus bereits bis zu 50% der Gesamtkosten betragen. Insofern wäre es wünschenswert, wenn HausmeisterInnen bereits bei der Ermittlung der erforderlichen Ersatzteile bzw. des Sachverhalts interstützen könnten.

 

Sammeltermine:

Sammeltermine sind ein probates Mittel, um unnötige An- und Abfahrtskosten zu vermeiden. Diese Vorgehensweise ist jedoch von einigen Faktoren abhängig, die es im Hinblick auf eine mögliche Realisierung zu prüfen gilt. Ist der Zugang zum Schadenort (z.B. Mietwohnung) ohne weitere Vereinbarungen und zeitliche Beschränkungen möglich?

 

Zugang zur Mieteinheit:

Um Zugang zu einem abgeschlossenen Mietbereich zu erhalten, müssen nicht in jedem Fall die MieterInnen zwingend persönlich anwesend sein. Inwieweit sich Alternativen etablieren können, hängt vom individuellen persönlichen Verhältnis der MieterInnen untereinander, sowie gegenüber den VermieterInnen/VerwalterInnen und die von ihnen beauftragten Dienstleistern, ab. In der Praxis hat sich des Öfteren bereits die Benennung einer Vertrauensperson (MieterInnen) im jeweiligen Mietobjekt bewehrt.

 

Anstellung Servicemitarbeiter:

Je nach Größe des Immobilienbestands kann es von Vorteil sein, bereits mit eigenem Service- bzw. Installationspersonal (ggf. mit gewerksübergreifender Qualifikation) zu arbeiten. Die 100% Auslastung einer Vollzeitstelle (40Std./KW) ist schnell erreicht. Werden bereits eigene HausmeisterInnen eingesetzt, gäbe es im Bedarfsfall zudem eine adäquate HausmeisterInnenvertretung.

 

Instandsetzung nach Mieterwechsel:

Kleinere Instandhaltungsarbeiten (durch VermieterInnen) sollten, wenn möglich, sofern eine Mietwechsel bevorsteht, im Zeitraum des Leerstands (neben größeren Instandsetzungsarbeiten) oder nach Einzug der NachmieterInnen (nahtloser Mietwechsel) erfolgen. Entweder erübrigen sich kleinere Maßnahmen durch größer angelegte Instandsetzungsmaßnahmen (z.B. Badsanierung) oder es werden ggf. durch die NeumieterInnen anderer Beschaffenheiten gewünscht, die je nach Beaufschlagung des Mietzinses eine Kostenneutralität versprechen.

 

 

​Was verstehen wir unter Instandhaltung:

Die Instandhaltung beinhaltet die Bewahrung der Gebrauchstauglichkeit durch einfache und ggf. regelmäßige Maßnahmen. Es sind Reparaturmaßnahmen an Bauteilen oder Ersatz einzelner Geräte oder Installationen. Die jährlichen Aufwendungen betragen als Richtwert 0.4% des Gebäudeneuwertes (+/- je nach Gebäudealter). Instandhaltung ist eine Aufwandposition. Gegenüber der Instandsetzung wird i.d.R. nicht projektspezifisch sondern objektspezifisch budgetiert.

 

Tragwerk:

Reparaturen an Beton- (z. B. Betonsanierung) und Mauerwerk (z. B. Setzungsrisse), Stahlkonstruktionen, Holzbau- und Zimmerarbeiten, etc.

 

Dach:

Reparaturen an Dacheindeckung, Flachdächern, Blechwerk, etc.

 

Fassade:

Reparaturen, wie Putz- und Malerarbeiten an Fassaden (z. B. Spechtschaden im WDVS), Reparaturen und Einzelersatz an Sonnenschutzanlagenteilen, dauerelastischen Fugen, etc.

 

Fenster, Türen, Tore:

Reparaturen und partieller Einzelersatz an Fenster-, Tür- und Toranlagen oder Glasabschlüssen etc. (z. B. Austausch von Beschlägen oder Schlössern)

 

Installation:

Reparaturen und partieller Einzelersatz von Bauteilen und Installationen an Sanitär-, Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, Elektroanlagen.

 

Ausbau:

Reparaturen und partielle Sanierung einzelner Räume, Boden-, Wand- und Deckenbelägen, Reparaturen an Einbauten, an Küchen inkl. Einzelersatz von eingebauten Geräten, etc.

 

Außenanlagen:

Unterhalt und Reparaturen von Umgebungsanlagen, Wegen und Plätzen, periodischer Baumschnitt und Pflanzenersatz.