Arbeitsprozesse

Vorbemerkung:

Klar strukturierte Arbeitsprozesse, ob nun in privater oder beruflicher Hinsicht, geben uns nicht nur Orientierung, sondern verbessern zu dem auch unsere Effektivität und Effizienz. Doch Arbeitsprozesse müssen sich auch neuen Anforderungen gegenüber flexibel bzw. anpassbar zeigen. Somit steht nicht selten der ein oder andere Prozess auf dem Prüfstand. Es gilt sodann zu ergründen, ob der Prozess hinsichtlich dem WAS machen wir WIE und WARUM noch Veränderungs- bzw. Optimierungsbedarf besitzt.

Nicht zuletzt dienen die Arbeitsprozesse auch einen Wissenstransfer. Nicht jeder Mitarbeiter kennt den genauen Arbeitsablauf seiner „KollegenInnen neben an“. Aufeinander abgestimmte und schriftlich fixierte Arbeitsprozesse ergeben Möglichkeit, im Vertretungsfall, auch ohne vorherige Einarbeitung durch die zu Vertretenden, aktiv zu werden.

Durch unsere langjährigen Erfahrungen, im Bereich der Leitung/Führung technischer Abteilungen (Wohnungswirtschaft), können wir Sie bei der Erstellung und Überarbeitung Ihrer Arbeitsprozesse professionell unterstützen.

Mögliche Dienstleistungen, im Tätigkeitsfeld der Erstellung/Bearbeitung von Arbeitsprozessen, wären z. B.:

Erfassung und Dokumentation aller Prozesse:

Sollten sich in Ihrem Unternehmen noch keine schriftlich fixierten Arbeitsprozesse etabliert haben, gilt es zunächst die vorhandenen Arbeitsabläufe zu erfassen. Dies kann z. B. durch Mitarbeiterinterviews erfolgen. Infolgedessen erstellen wir Ihnen entsprechende Flussdiagramme, für jeden IST-Prozesse (inkl. der Schnittstellen) Ihrer technischen Verwaltungsabteilung

ggf. Abgleich mit vorh. Prozessablaufplan:

Verfügen Sie bereits über Prozessablaufpläne, wäre ggf. zu überprüfen, ob sich die Prozesse bereits im Wandeln befinden. Ob der Wandel eine Verbesserung oder eine Verschlechterung in sich birgt, wird sich im Rahmen der Auswertung zeigen.

Erfassung potenzieller Synergieeffekte:

Ein weiterer Vorteil der Aufstellung aller Prozessabläufe ist die Ermittlung von Synergieeffekten. Es kommt nicht selten vor, dass unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens Überschneidungen und Parallelen in ihrer Aufgabenstellung vorfinden. Ggf. kann man auf Ergebnisse anderer Prozesse zurückgreifen oder lagert Prozesse aus, die an anderer Stelle wirtschaftlicher bearbeitet werden könnten.

Kosten-Nutzen-Analyse:

Im Bereich der Immobilienverwaltung stellen AuftraggeberInnen (VermieterInnen, WEG, etc.) unterschiedlichste Anforderungen an die VerwalterInnen, bzgl. Aufgabenstellung, Dokumentation, wann wer welchen Kenntnisstand erhält. Hier kann es sinnvoll sein evtl. kunden- bzw. objektspezifische Arbeitsprozesse zu erstellen, um ökonomische Aspekte, im Hinblick auf die VerwalterInnenvergütung, nicht zu gefährden. Grundsätzlich sollte sich bei der Ausarbeitung von Arbeitsprozessen die Frage gestellt werden, ob der Nutzen bzw. das Ergebnis in Relation zum Aufwand bzw. den Kundenanforderungen steht.

Formulierung von Ergänzungsprozessen:

Es kann nicht für jede Aufgabenstellung ein expliziter Arbeitsprozess vorhanden sein. Zum einen liegt es daran, dass auch bei der Erstellung von Arbeitsprozessen ein Augenmerk auf Kosten und Nutzen gelegt werden sollte. Zum anderen wird es immer Ausnahmen bzw. Ergänzungen zur bereits bekannten Aufgabenstellung geben. Hier wäre es zu überlegen, ob es anstelle eines eigenen Arbeitsprozesses nicht sinnvoller wäre, einen Ergänzungsprozess einzuführen, der nur für einen Teilabschnitt des „bekannten Wegs“ zur Anwendung kommt.

Abstimmung der ermittelten Änderungen mit der/den Abteilungsleitung(en)/GF:

Nach Abgleich der ermittelten IST-Zustände, mit den vorh. Arbeitsprozessen, werden zunächst die ermittelten Differenzen daraufhin geprüft, ob sie ggf. eher den aktuellen Zielvorgaben entsprechen, als die dokumentierten Arbeitsprozesse selbst. Nach abgeschlossener Prüfung können wir zudem auf Wunsch eine Kommentierung (Änderungsvorschläge, etc.) der Prozesse erarbeiten, bevor wir mit Ihnen in die Abstimmung gehen.

Erstellung/Korrektur des Prozessablaufplan:

Nach Abstimmung der ermittelten Änderungen bzw. Ermittlung der Zielvorgaben und der zur Verfügung stehenden Ressourcen, erstellen wir Ihnen die entsprechenden Prozessablaufpläne, in Form eines Flussdiagramms, mit entsprechenden Ausformulierungen der jeweiligen Aufgabenstellungen/Positionen.

Präsentation des/der neuen Prozessablaufpläne:

Nach Einbindung der neuen bzw. korrigierten Prozessabläufe in den Gesamtablauf, erfolgt nochmals eine Plausibilitätsprüfung, im Zusammenspiel anderer Prozessschnittstellen und die damit verbundenen Auswirkungen. Sind alle Faktoren hinreichend evaluiert, und im Zusammenspiel plausibel, erfolgt die abschließende Präsentation unserer Ergebnisse. Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine PowerPoint-Präsentation zusammen.

Haben wir die von Ihnen beabsichtige Prozessbearbeitung nicht gelistet? Sprechen Sie uns! Wir ermitteln auch in diesem Fall gern passende Dienstleistungsangebote, die unseren Möglichkeiten entsprechen.